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こまごました作業を1押しで片づける便利道具箱(小物)

重複さがし・チェックボックス・色分け・罫線・フィルタを、選んだ範囲にその場でかける小わざ集

これは何?

表を整えるときの「あと一手間」を、1押しで片づける便利機能を集めたグループです。同じ行が二重に入っていないか赤で見つける、チェックボックス(クリックで印が付くマス)をまとめて用意する、値ごとに色を分ける、罫線を引く・消す、といった作業がここに入っています。ひとつずつメニューをたどらずに、選んだ範囲へその場でかけられるのがねらいです。

何がうれしい?

二重入力をひと目で発見複数の列を選んで 2(重複ハイライト)を押すと、中身が同じ行だけが赤く塗られます。大文字小文字や全角半角の違いは同じ値とみなすので、見た目が少し違うだけの重なりも取りこぼしません。4(色フィルタ)で赤い行だけ、3(ハイライト解除)で色を消せます。
チェックリストが数手で整うチェックボックス(クリックで印が付くマス)を置きたい範囲を選んで 1 を押すと、日本語入力オフと色分けまで一気に整います。全部にチェックが付いた行は緑、まだの行はピンク、と進み具合が色で分かります。
色分け・罫線がメニュー要らず特定の値に色を付ける(AC)、値が入ったセルに枠線を出す(B)、罫線を引く・消す(DEF)が1押しで届きます。Excel の設定画面を何度もたどる手間が省けます。
フィルタ操作もキーひとつ今いるセルの値でしぼり込む(9)、全部の絞り込みを解除する(0)が指1本で終わります。マウスで見出しの▼を探してクリックする往復が要りません。
この群の多くは、先に対象のセル範囲を選んでからキーを押す形です。色や罫線・チェックは選んだ範囲にだけかかるので、まず範囲を選ぶ、を習慣にすると迷いません。かけた色や罫線は消す機能(3F)が用意されているので、気軽に試せます。

使ってみる(はじめの一歩)

  1. まずは重複さがしから。同じ行が無いか調べたい表の、比べたい列(複数でも可)を選びます。
  2. F1 を押し、キー u でこの「小物」の一覧を開きます。
  3. 2(重複ハイライト)を押すと、中身が重なっている行が赤く塗られ、何行あったかがメッセージで出ます。
  4. 赤い行だけを見たいときは、続けて 4(色フィルタ)。元に戻すときは 8(フィルタリセット)です。
  5. 色を消したくなったら 3(ハイライト解除)。何度でも試し直せます。
思っていた動きと違ったら ESC で一つ前の画面に戻れます。色や罫線は消す機能があるので、まずは練習用の表で感触をつかむのがおすすめです。

18 個の機能(F1u

F1 を押してキー u を押すと、この「小物」の一覧が開きます。左のキーを押せば、その機能が選んでいる範囲にその場でかかります。多くは 先にセル範囲を選んでから使うと、思ったとおりに動きます。
キー機能何をする
1チェックボックス便利設定選んだ範囲のチェックボックスまわりを一度に整えます。古い形式のチェックボックスを今の形式に直し、日本語入力をオフにし、チェックの進み具合で行に色を付けるところまで、まとめて実行します。
2重複ハイライト選んだ複数列で、中身が同じ行だけを赤く塗ります。大文字小文字・全角半角の違いは同じ値として扱うので、見た目が少し違う重なりも見つかります。重複が無ければその旨を知らせます。
3ハイライト解除選んだ範囲に付いた塗りつぶしの色を消して、元の見た目に戻します。重複ハイライトの赤を消したいときに使います。
4色フィルタ選んだ範囲に絞り込み(フィルター)をかけ、赤く塗られた行(重複ハイライトの行)だけを表示します。重なっている行だけを取り出して確認したいときに便利です。
5IMEオフ設定選んだ範囲のうちチェックボックスのマスに、日本語入力が自動でオフになる設定を付けます。チェックのマスを操作するときに、うっかり日本語が入るのを防げます。
6チェックボックス用条件付き書式設定選んだ範囲の各行について、チェックの状態で色を付けます。全部にチェックが付いた行は緑、一部だけは薄いピンク、まだ全部空のときは濃いピンク、と進み具合がひと目で分かります。
7旧CB→新CB変換選んだ範囲にある古い形式のチェックボックスを、今のセルに直接入る新しいチェックボックスに置き換えます。チェックの入り・切りの状態は引き継ぎ、何個直したかを最後に知らせます。
8フィルタリセット今のシートにかかっている絞り込み(フィルター)を解除して、すべての行を表示に戻します。色フィルタなどで隠れた行を元に戻したいときに使います。
9選択データでオートフィルタ今いるセルの値で、その列を絞り込みます。まだ絞り込みが無ければ最初に設定し、同じ操作をもう一度押すとその列の絞り込みを外します。日付のセルでも、その日ぶんを取り出せます。
0全フィルタ解除今のシートの絞り込み(フィルター)をまとめて解除し、隠れていた行をすべて表示に戻します。あちこちの列を絞り込んだあと、一気に元へ戻したいときに便利です。
Kコメントに喝!今いるセルに付いたコメント(吹き出しのメモ)の表示と非表示を切り替え、セルのすぐ横に置いて中身の長さに合わせた大きさに整えます。散らかったコメントを見やすい位置にそろえられます。
Lリスト作成Excel 標準の「ユーザー設定リスト」の設定画面を開きます。「月・火・水…」のように、よく使う並び順を登録しておくと、オートフィル(連続入力)でその順番を一気に入れられます。
A同じ値のセルを着色選んだ範囲の中で、指定した1つのセルと同じ値のところに色を付ける設定をします。設定する範囲、比べる基準のセル、色の順に選ぶだけで、同じ値のセルが目立つようになります。
B非空白を罫線選んだ範囲のうち、値が入っているセルにだけ枠線が出る設定をします。あとから入力したセルにも自動で枠が付くので、書きかけの表でも見た目がそろいます。
C範囲に色分け設定見本として色を塗った一覧を用意しておくと、選んだ範囲の同じ言葉のセルに、その見本と同じ塗りつぶし色を付けます。区分ごとに色を分けた表を、手作業で塗らずに用意できます。
D罫線を設定選んだ範囲に罫線を引きます。横は点線の細線、縦は実線の細線、外周は太めの実線で囲む、という組み合わせで、表らしい枠が1押しで付きます。
E罫線を設定見やすく選んだ範囲に、区切りが分かりやすいように罫線を引きます。D(罫線を設定)とは線の入り方が異なり、見やすさを重視した引き方になります。
F罫線消去選んだ範囲の罫線をすべて消します。引きすぎた枠線や、いったん白紙にしたいときに使います。
機能名の言葉を F1 の検索窓に打っても同じ機能にたどり着けます。
重複さがし(2)とチェックボックス設定(1)は、この群でとくに使いどころが多い機能です。まずはこの2つを練習用の表で試すと、群全体の「範囲を選んで1押し」という使い方の感覚がつかめます。

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